Liegen Dokumente in Ihrem Unternehmen in verschiedenen Ordnern, Anfragen in E-Mails und wichtige Ankündigungen in Messenger-Gruppen? Nutzen Mitarbeitende mehrere Anwendungen, um an aktuelle Informationen zu gelangen, und wenden sich Kunden oder Händler für Routineaufgaben ständig an das Support-Team?
Mit dem Wachstum eines Unternehmens werden der Zugriff auf Informationen, die abteilungsübergreifende Kommunikation und das Prozessmanagement komplexer. Unternehmensportale verfolgen das Ziel, diese Komplexität zu verringern, indem sie verstreute Systeme in einer zentralen digitalen Arbeitsumgebung zusammenführen.
Doch was ist ein Unternehmensportal, welche Vorteile bietet es Unternehmen und worauf sollte man bei der Entwicklung eines Unternehmensportals achten?
In diesem Leitfaden betrachten wir Lösungen für Unternehmensportale im Hinblick auf die Anforderungen von Unternehmen, Einsatzbereiche und den Softwareentwicklungsprozess.
Was ist ein Unternehmensportal?
Ein Unternehmensportal ist eine zentrale digitale Plattform, über die Mitarbeitende, Kunden, Händler oder Geschäftspartner entsprechend ihren Berechtigungen auf Informationen, Dokumente und Geschäftsprozesse zugreifen können.
Im Portal betrachten Nutzer nicht nur Inhalte. Sie können Urlaubsanträge stellen, Dokumente teilen, den Bestellstatus verfolgen, auf Berichte zugreifen oder bestimmte Workflows abschließen.
Die wichtigsten Ziele eines Unternehmensportals sind:
- Informationen und Dokumente an einer zentralen Stelle bündeln
- Wiederkehrende Vorgänge digitalisieren
- Die Kommunikation zwischen den Abteilungen erleichtern
- Sicheren, berechtigungsbasierten Zugriff ermöglichen
- Verschiedene Unternehmenssysteme zusammenführen
- Die Erfahrung von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern verbessern
Nicht jedes Portal richtet sich an dieselbe Nutzergruppe oder verfolgt denselben Zweck. Manche Portale stehen ausschließlich Mitarbeitenden offen, andere werden für Kunden, Händler oder Lieferanten entwickelt.
Worin unterscheiden sich Unternehmensportal und Unternehmenswebsite?
Eine Unternehmenswebsite dient überwiegend dazu, das Unternehmen nach außen vorzustellen. Leistungen, Produkte, Kontaktdaten und Markeninhalte sind in der Regel öffentlich zugänglich.
Ein Unternehmensportal hingegen erfordert meist eine Anmeldung und enthält personalisierte Funktionen.
| Unternehmenswebsite | Unternehmensportal |
|---|---|
| Bietet öffentlich zugängliche Inhalte | Ermöglicht autorisierten Zugriff |
| Konzentriert sich auf Marken- und Leistungsdarstellung | Konzentriert sich auf Geschäftsprozesse und die Vorgänge der Nutzer |
| Besucher konsumieren überwiegend Inhalte | Nutzer führen Vorgänge aus und erzeugen Daten |
| Bietet begrenzte Personalisierung | Kann rollen- und nutzerbasierte Erlebnisse bieten |
| Dient Marketing und Kommunikation | Dient der operativen Effizienz |
Ein Unternehmen kann sowohl eine Unternehmenswebsite als auch Portale für verschiedene Nutzergruppen betreiben.
Welche Arten von Unternehmensportalen gibt es?
Der Umfang eines Projekts zur Entwicklung eines Unternehmensportals richtet sich nach der Zielgruppe.
Mitarbeiterportal
Ein Mitarbeiterportal oder Intranet ermöglicht es, interne Informationen und Prozesse zentral zu verwalten.
Über das Portal können Mitarbeitende:
- Unternehmensmitteilungen verfolgen,
- auf Personaldokumente zugreifen,
- Urlaubs- und Spesenanträge stellen,
- Gehaltsabrechnungen oder Personalunterlagen einsehen,
- auf Schulungsinhalte zugreifen,
- Aufgaben und Freigabeprozesse verwalten,
- das Unternehmensverzeichnis nutzen.
Gerade in Teams, die an verschiedenen Standorten oder remote arbeiten, kann ein zentrales Mitarbeiterportal den Informationsfluss erleichtern.
Kundenportal
Ein Kundenportal ist ein sicherer Bereich, in dem Kunden Vorgänge zu den von einem Unternehmen bezogenen Produkten oder Leistungen selbstständig durchführen können.
Über das Portal können Kunden:
- Bestell- und Projektstatus verfolgen,
- Rechnungen und Verträge einsehen,
- Supportanfragen erstellen,
- Dateien teilen,
- Termine planen,
- Abonnement- und Kontodaten verwalten.
Diese Struktur kann den Bedarf verringern, dass Kunden für Routineaufgaben anrufen oder E-Mails schreiben müssen.
Händlerportal
Ein Händlerportal ermöglicht die digitale Steuerung der Abläufe zwischen dem Unternehmen und seinem Händlernetz.
Zu den Funktionen, die ein Händlerportal enthalten kann, gehören:
- Produkt- und Preislisten
- Bestandsinformationen
- Bestellerfassung und Bestellverfolgung
- Kampagnenmanagement
- Provisions- und Performance-Berichte
- Marketingmaterialien
- Technische Dokumentationen
- Support- und Anfragenmanagement
Ein richtig konzipiertes Händlerportal kann Bestellprozesse beschleunigen und gleichzeitig den operativen Aufwand des Zentralteams reduzieren.
Lieferantenportal
Lieferantenportale unterstützen die zentrale Steuerung von Angebots-, Bestell-, Liefer- und Dokumentenprozessen.
Mit den ihnen zugewiesenen Berechtigungen können Lieferanten:
- Angebote abgeben,
- Bestellungen prüfen,
- den Lieferstatus aktualisieren,
- Rechnungen und Konformitätsnachweise hochladen,
- Leistungsergebnisse einsehen.
So wird die Kommunikation zwischen dem Einkaufsteam und den Lieferanten besser nachvollziehbar.
Partnerportal
Partnerportale unterstützen Vertriebs-, Betriebs- oder Projektprozesse, die verschiedene Unternehmen gemeinsam durchführen. Damit Nutzer ausschließlich auf die sie betreffenden Daten zugreifen, können detaillierte Berechtigungsmechanismen eingesetzt werden.
Welchen Nutzen bringt ein Unternehmensportal?
Der Wert eines Unternehmensportals bemisst sich weniger an der Zahl seiner Funktionen als daran, wie gut es reale Probleme im Unternehmen löst.
Erleichtert den Zugriff auf Informationen
Wenn Mitarbeitende alte E-Mails oder Nachrichten durchsuchen müssen, um ein aktuelles Dokument zu finden, geht Zeit verloren. Ein Unternehmensportal kann Prozeduren, Formulare, Schulungen und weitere Ressourcen in einer zentralen Struktur bereitstellen.
Dank Suche, Kategorien und Tagging lässt sich die richtige Information schneller finden.
Reduziert wiederkehrende Aufgaben
Manuell abgewickelte Urlaubs-, Spesen-, Einkaufs- oder Freigabeprozesse kosten Mitarbeitende viel Zeit. Digitale Formulare und Workflows im Portal sorgen dafür, dass diese Vorgänge nach festen Regeln ablaufen.
So kann beispielsweise eine Bestellanforderung automatisch an die zuständige Führungskraft, die Budgetprüfung und das Einkaufsteam weitergeleitet werden.
Zentralisiert die Kommunikation
Werden wichtige Ankündigungen über verschiedene Kanäle verteilt, erhalten manche Mitarbeitende die Information zu spät oder gar nicht.
Ankündigungen über das Portal können gezielt für Abteilungen, Standorte oder Nutzergruppen veröffentlicht werden. Lese- und Bearbeitungsstatus lassen sich nachverfolgen.
Steigert die operative Effizienz
Ein Unternehmensportal hilft verschiedenen Teams, auf Basis derselben Daten und standardisierter Prozesse zu arbeiten. Wenn Nutzer die benötigten Informationen selbstständig abrufen können, sinken wiederkehrende Anfragen bei Support- und Betriebsteams.
Macht Prozesse messbar
Die Leistung von Prozessen, die über E-Mail und Telefon laufen, lässt sich schwer messen. Vorgänge im Portal können dagegen protokolliert werden.
Unternehmen können dadurch:
- die Bearbeitungsdauer von Anfragen,
- ausstehende Freigaben,
- die am häufigsten auftretenden Probleme,
- die Portalnutzungsquoten,
- die Leistung von Abteilungen und Nutzern
auswerten.
Verbessert die Nutzererfahrung
Mitarbeitende, Kunden oder Händler können die benötigten Vorgänge auf einer einzigen Plattform erledigen. Rollenbasiert personalisierte Ansichten reduzieren unnötige Informationsflut.
Unterstützt die Datensicherheit
Werden Dateien über private Geräte, Messenger oder unkontrollierte Links geteilt, kann dies ein Sicherheitsrisiko darstellen.
Bei der Entwicklung eines Unternehmensportals lassen sich Sicherheitsmaßnahmen wie rollenbasierte Autorisierung, Multi-Faktor-Authentifizierung, Sitzungskontrolle und Aktivitätsprotokolle umsetzen.
Erleichtert Remote- und Hybridarbeit
Teams an unterschiedlichen Standorten können von autorisierten Geräten mit Internetverbindung auf Unternehmensressourcen zugreifen. Dadurch sinkt die Abhängigkeit vom physischen Büro oder von einem bestimmten Rechner.
Welche Funktionen sollte ein Unternehmensportal haben?
Die Funktionen des Portals sollten sich nach den Anforderungen des Unternehmens richten. Wer jedem Projekt sämtliche Funktionen hinzufügt, macht das System unnötig komplex.
Häufig genutzte Portalfunktionen sind:
- Benutzer- und Rollenverwaltung
- Sicherer Login und Multi-Faktor-Authentifizierung
- Personalisierter Startbildschirm
- Erweiterte Suche
- Ankündigungs- und Benachrichtigungssystem
- Dokumentenmanagement
- Formulare und Anfragenerstellung
- Freigabe-Workflows
- Aufgaben- und Projektverfolgung
- Reporting-Ansichten
- Kalender- und Veranstaltungsverwaltung
- Messaging- und Kommentarfunktionen
- Supportanfragen-Management
- Mobilfreundliches Design
- Mehrsprachigkeit
- Integration mit ERP, CRM und weiteren Systemen
- Aktivitätsprotokolle und Audit-Historie
In der ersten Phase kann eine Version entwickelt werden, die die grundlegenden Anforderungen abdeckt. Anhand von Nutzungsdaten und Feedback lassen sich anschließend neue Module ergänzen.
Wie läuft die Entwicklung eines Unternehmensportals ab?
Ein erfolgreiches Portalprojekt beginnt nicht direkt mit Design oder Programmierung. Zunächst müssen Nutzer, Prozesse und Unternehmensziele verstanden werden.
1. Bedarfsanalyse
In der ersten Phase wird die bestehende Arbeitsweise untersucht. Es wird ermittelt, welche Prozesse Zeit kosten, welche Informationen verstreut sind und bei welchen Vorgängen Nutzer Schwierigkeiten haben.
Dabei werden folgende Fragen beantwortet:
- Wer wird das Portal nutzen?
- Welche Berechtigungen benötigen die Nutzergruppen?
- Welche Prozesse sollen digitalisiert werden?
- Mit welchen Systemen soll das Portal kommunizieren?
- Welche Daten gelten als sensibel?
- Anhand welcher Kennzahlen wird der Erfolg gemessen?
2. Umfang und Priorisierung
Nach der Analyse werden die Funktionen nach ihrem Geschäftswert klassifiziert. Funktionen, die in der ersten Version enthalten sein müssen, werden von Erweiterungen getrennt, die in spätere Phasen verschoben werden können.
Dieser Ansatz sorgt für einen kontrollierteren Projektverlauf und dafür, dass Nutzer früher Zugriff auf das Basissystem erhalten.
3. User Experience und Oberflächendesign
Ein Unternehmensportal kann von Nutzern mit sehr unterschiedlichem technischem Wissen verwendet werden. Daher müssen die Bildschirme schlicht, verständlich und konsistent sein.
Im Designprozess:
- werden Customer Journeys bzw. User Journeys erstellt,
- werden Menü und Informationsarchitektur geplant,
- werden Wireframes für kritische Vorgänge erstellt,
- werden mobile Nutzungsszenarien bewertet,
- wird eine zur Corporate Identity passende Oberfläche gestaltet.
4. Softwareentwicklung
Auf Grundlage des freigegebenen Designs und der technischen Architektur werden die Portalmodule entwickelt. Frontend, Backend, Datenbank, Integrationen und Sicherheitskomponenten werden gemeinsam betrachtet.
Eine nachhaltige und skalierbare Codebasis, die bei der Entwicklung eines Unternehmensportals aufgebaut wird, erleichtert spätere Aktualisierungen.
5. Systemintegrationen
Der eigentliche Geschäftswert eines Portals ergibt sich oft aus der Anbindung an bestehende Systeme.
Wichtige Systeme, mit denen eine Integration möglich ist:
- ERP-Software
- CRM-Systeme
- Personalwesen-Anwendungen
- Buchhaltungs- und Rechnungssysteme
- Dokumentenmanagementsysteme
- E-Mail- und Benachrichtigungsdienste
- Identity-Management-Lösungen
- Versand- und Zahlungssysteme
- Business-Intelligence-Tools
Durch Integrationen lässt sich vermeiden, dass dieselben Daten mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben werden.
6. Tests und Sicherheitsprüfungen
Bevor das Portal live geht, sollte es Funktions-, Performance- und Sicherheitstests durchlaufen.
Folgende Punkte sind zu prüfen:
- Funktionieren die Benutzerberechtigungen korrekt?
- Kann ein Nutzer auf die Daten eines anderen Nutzers zugreifen?
- Laufen Formulare und Freigabeprozesse in der erwarteten Reihenfolge ab?
- Ist die Benutzbarkeit auf mobilen Geräten ausreichend?
- Bleibt die Performance bei hohem Nutzeraufkommen erhalten?
- Werden Fehlerfälle sicher und verständlich behandelt?
- Funktionieren Backup- und Protokollierungsmechanismen?
7. Go-live und Nutzerschulung
Auch wenn das Portal technisch bereit ist, braucht es einen guten Übergangsplan, damit Mitarbeitende oder Geschäftspartner das System annehmen.
Nutzerschulungen, kurze Hilfeinhalte und ein Supportangebot können die Akzeptanzquote erhöhen. Das System kann zunächst mit einer begrenzten Nutzergruppe getestet und schrittweise live geschaltet werden.
8. Wartung und kontinuierliche Weiterentwicklung
Die Prozesse eines Unternehmens verändern sich mit der Zeit. Auch das Portal muss sich an neue Anforderungen anpassen.
Nach dem Go-live:
- wird Nutzerfeedback gesammelt,
- werden Performance und Sicherheit überwacht,
- werden ungenutzte Funktionen identifiziert,
- werden neue Workflows entwickelt,
- werden Integrationen aktuell gehalten.
Fertiges Portal oder Individualsoftware?
Unternehmen können eine fertige Portallösung einsetzen oder eine auf ihre Anforderungen zugeschnittene Software entwickeln lassen. Die richtige Wahl hängt von der Einzigartigkeit der Prozesse und den langfristigen Zielen des Projekts ab.
Fertige Portallösungen
Fertige Lösungen können grundlegende Anforderungen schneller abdecken. Sie eignen sich möglicherweise für standardisierte Dokumentenfreigabe, Ankündigungen und einfache Formularvorgänge.
Berücksichtigt werden sollten jedoch Lizenzierung, Grenzen der Anpassbarkeit und die Kosten für die Integration in bestehende Systeme.
Individuelle Entwicklung eines Unternehmensportals
Eine individuelle Entwicklung ermöglicht es, das Portal auf die Prozesse und Nutzerrollen des Unternehmens zuzuschneiden.
Eine Individuallösung kann in folgenden Fällen von Vorteil sein:
- wenn unternehmensspezifische Workflows existieren,
- wenn eine umfassende Integration mit mehreren Systemen erforderlich ist,
- wenn die Nutzer- und Berechtigungsstruktur komplex ist,
- wenn besondere Reporting-Anforderungen bestehen,
- wenn das Portal künftig um neue Module wachsen soll,
- wenn mehr Kontrolle über die User Experience gewünscht ist.
Entwicklungsdauer und Anfangsinvestition einer Individualsoftware können höher ausfallen. Dafür kann sie bei richtiger Planung besser an die bestehende Arbeitsweise des Unternehmens angepasst werden.
Wie wird die Sicherheit eines Unternehmensportals gewährleistet?
Unternehmensportale können Daten von Mitarbeitenden, Kunden und dem Unternehmen verarbeiten. Sicherheit sollte daher keine nachträglich ergänzte Funktion sein, sondern eine der grundlegenden Anforderungen des Projekts.
Wichtige Sicherheitsmaßnahmen:
- Rollen- und berechtigungsbasierter Zugriff
- Strenge Passwortrichtlinien
- Multi-Faktor-Authentifizierung
- Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
- Sicheres Sitzungsmanagement
- Aktivitäts- und Zugriffsprotokolle
- Regelmäßige Sicherheitsupdates
- Automatische Backups
- Überwachung unberechtigter Zugriffsversuche
- Standards für sichere Softwareentwicklung
- Datenverwaltung im Einklang mit den KVKK-Prozessen
Die Sicherheitsanforderungen sollten sich nach der Nutzerzahl des Portals, der Art der verarbeiteten Daten und dem Zugriffsmodell richten.
Wie wird der Erfolg eines Portalprojekts gemessen?
Mit dem Go-live des Portals ist das Projekt nicht abgeschlossen. Der Beitrag für das Unternehmen sollte gemessen werden.
Kennzahlen, die sich verfolgen lassen:
- Anteil aktiver Nutzer
- Anzahl der über das Portal abgeschlossenen Vorgänge
- Veränderung der Bearbeitungs- und Freigabezeiten
- Rückgang von Anfragen per E-Mail und Telefon
- Verbesserung der Zeit zum Auffinden von Dokumenten
- Rückgang manueller Dateneingaben
- Lösungszeit von Supportanfragen
- Nutzerzufriedenheit
- Quote fehlerhafter oder unvollständiger Vorgänge
- Veränderung der operativen Kosten
Diese Daten zeigen, in welchen Bereichen das Portal Mehrwert schafft und welche Teile weiterentwickelt werden sollten.
Worauf sollten Sie bei der Wahl einer Portallösung achten?
Bei der Bewertung einer Lösung oder eines Softwareentwicklungspartners sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:
- Kompetenz bei der Analyse von Geschäftsprozessen
- Ansatz zur User Experience
- Erfahrung mit Integrationen
- Sicherheits- und Datenschutzpraktiken
- Skalierbare Softwarearchitektur
- Mobile Kompatibilität
- Reporting-Fähigkeiten
- Wartung und Support nach dem Go-live
- Qualität der Dokumentation
- Projektkommunikation und Transparenz
Das beste Unternehmensportal ist nicht dasjenige mit den meisten Funktionen, sondern die Lösung, die die realen Anforderungen der Nutzer am einfachsten und sichersten erfüllt.
Unternehmensportal-Lösungen von CodeStup
CodeStup entwickelt Lösungen für Unternehmensportale, die verstreute Informationsquellen und manuelle Prozesse von Unternehmen in einer zentralen digitalen Arbeitsumgebung zusammenführen.
In einem Prozess, der mit der Bedarfsanalyse beginnt, werden Nutzerrollen, Workflows, Integrationen und Sicherheitsanforderungen gemeinsam betrachtet. So entsteht eine Softwareinfrastruktur, die nicht nur die heutigen Anforderungen erfüllt, sondern mit dem Unternehmen mitwachsen kann.
Zu den Portallösungen, die CodeStup entwickeln kann, gehören:
- Mitarbeiter- und Intranetportale
- Self-Service-Portale für Kunden
- Händler- und Bestellportale
- Lieferantenmanagement-Portale
- Partnerportale
- Anfragen- und Freigabesysteme
- Individuelle Reporting-Dashboards
- ERP- und CRM-Integrationen
- Auf das Unternehmen zugeschnittene modulare Portalanwendungen
Bündeln Sie Ihre Geschäftsprozesse auf einer Plattform
Wenn Dokumente, Anfragen und operative Prozesse verstreut in verschiedenen Systemen verwaltet werden, kann das sowohl zu Zeitverlust als auch zu Kontrollproblemen führen.
Ein auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnittenes Unternehmensportal kann den Zugriff auf Informationen erleichtern, manuelle Aufgaben reduzieren und Ihren Teams helfen, effizienter zu arbeiten.
Vereinbaren Sie für Ihren Bedarf an Unternehmensportal-Lösungen ein kostenloses Erstgespräch mit den Experten von CodeStup.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Entwicklung eines Unternehmensportals?
Die Entwicklung eines Unternehmensportals umfasst Analyse, Design, Softwareentwicklung und Integration digitaler Plattformen, über die Mitarbeitende, Kunden, Händler oder Geschäftspartner sicher auf Informationen und Geschäftsprozesse zugreifen können.
Für wen eignet sich ein Unternehmensportal?
Es eignet sich für Unternehmen, die Informationen und Dokumente über verschiedene Kanäle verwalten, manuelle Freigabeprozesse haben oder ihren Kunden, Händlern und Mitarbeitenden Self-Service-Leistungen anbieten möchten.
Wie lange dauert die Entwicklung eines Unternehmensportals?
Die Projektdauer hängt von der Nutzerzahl, dem Modulumfang, den Integrationen und den Sicherheitsanforderungen ab. Ein einfaches Portal und eine umfassende Plattform mit Anbindung an zahlreiche Systeme haben nicht dieselbe Entwicklungsdauer. Nach der Bedarfsanalyse lässt sich ein realistischer Projektplan erstellen.
Funktioniert ein Unternehmensportal auf mobilen Geräten?
Ja. Das Portal kann mit Responsive Webdesign auf Smartphones und Tablets genutzt werden. Je nach Bedarf kann zusätzlich eine mobile App entwickelt werden.
Kann das Portal an ein bestehendes ERP- oder CRM-System angebunden werden?
Wenn geeignete APIs oder Integrationsmethoden vorhanden sind, kann das Portal in ERP-, CRM-, Personalwesen- und Buchhaltungssysteme integriert werden.
Sind Unternehmensportal und Intranet dasselbe?
Ein Intranet ist in der Regel ein geschlossenes Netzwerk oder eine geschlossene Plattform für die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Ein Unternehmensportal ist ein weiter gefasster Begriff; es kann neben Mitarbeitenden auch Kunden, Händlern, Lieferanten oder Geschäftspartnern dienen.
Was ist der Vorteil eines individuellen Unternehmensportals?
Ein individuelles Portal lässt sich auf die Nutzerrollen, Workflows und Integrationsanforderungen des Unternehmens zuschneiden. Statt unnötiger Funktionen entsteht eine skalierbare Struktur, die sich unmittelbar auf die Prozesse des Unternehmens konzentriert.
