Möglicherweise lädt einer Ihrer Mitarbeitenden jeden Morgen Daten aus verschiedenen Anwendungen herunter, überträgt sie in eine Tabelle und erstellt immer wieder denselben Bericht. Während Ihr Finanzteam Rechnungen ins System eingibt, aktualisiert Ihr Operations-Team Bestellinformationen möglicherweise auf zwei getrennten Plattformen. Diese Aufgaben sind notwendig; werden sie jedoch ständig manuell erledigt, können sie zu Zeitverlust und Fehlern bei der Dateneingabe führen.
RPA und Prozessautomatisierung helfen Unternehmen, ihre Abläufe besser zu steuern, indem sich wiederkehrende Aufgaben nach festgelegten Regeln ausführen lassen. Der Ausgangspunkt ist die Frage, welche Aufgabe Sie warum automatisieren möchten.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, was RPA ist, in welchen Prozessen es eingesetzt werden kann und wie Sie in Ihrem Unternehmen mit der Automatisierung beginnen können.
Was ist RPA?
RPA ist die Abkürzung für das englische „Robotic Process Automation“. Auf Deutsch spricht man von robotergesteuerter Prozessautomatisierung. Ziel ist es, regelbasierte, sich wiederholende Computeraufgaben von Software-Robotern ausführen zu lassen.
Der Roboter ist hier keine physische Maschine. Es handelt sich um eine Software, die Anwendungen öffnen, Daten in Felder eingeben, Dateien verschieben und Informationen zwischen Systemen übertragen kann. RPA wird insbesondere dazu eingesetzt, wiederkehrende Schritte nachzubilden, die Menschen am Bildschirm ausführen. Die RPA-Erläuterung von IBM
Lädt ein Mitarbeitender beispielsweise täglich einen Bericht aus einem Lieferantenportal herunter und überträgt die Informationen in das Unternehmensverwaltungssystem, kann dieser Ablauf ein Kandidat für die Automatisierung sein. Der Software-Roboter führt die definierten Schritte aus und kann so gestaltet werden, dass er den Vorgang bei fehlenden oder unerwarteten Informationen zur Prüfung an die zuständige Person weiterleitet.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung ist ein weit gefasster Begriff, der die Automatisierung eines gesamten Arbeitsablaufs oder einzelner Teile davon umfasst. RPA ist eine der Technologien, die hierfür eingesetzt werden können.
| Ansatz | Hauptfunktion | Beispiel |
|---|---|---|
| RPA | Wiederkehrende Aktionen auf Anwendungsoberflächen ausführen | Sich in ein Portal einloggen und einen Bericht herunterladen |
| API-Integration | Direkten Datenaustausch zwischen Systemen ermöglichen | Eine E-Commerce-Bestellung an das Lagerverwaltungssystem übergeben |
| Workflow-Automatisierung | Schritte, Freigaben und Aufgabenzuweisungen organisieren | Eine Bestellanforderung an die zuständigen Führungskräfte weiterleiten |
In einem Prozess können diese Methoden gemeinsam eingesetzt werden. So wird beispielsweise eine Bestellanforderung automatisch zur Freigabe gesendet, die genehmigten Daten werden per API an das Buchhaltungssystem übertragen, und der Eintrag in einer älteren Anwendung ohne direkte Anbindung wird per RPA erstellt.
Bei der Konzeption einer Lösung sollten Sie daher die Anbindungsmöglichkeiten der Systeme prüfen. Da Änderungen an der Benutzeroberfläche bei bildschirmbasierten Automatisierungen Wartungsaufwand verursachen können, sollte eine geeignete direkte Integration in Betracht gezogen werden, sofern sie verfügbar ist.
Wie funktioniert RPA?
Ein RPA-Ablauf entsteht, indem die einzelnen Arbeitsschritte und Entscheidungsregeln der Mitarbeitenden definiert werden. Welche Anwendung aufgerufen wird, welche Daten entnommen werden und in welchem Fall der Vorgang angehalten wird, wird vorab festgelegt.
Ein beispielhafter täglicher Berichtsablauf kann wie folgt gestaltet werden:
- Zur festgelegten Uhrzeit erfolgt die Anmeldung in der Berichtsanwendung.
- Die Daten des jeweiligen Zeitraums werden heruntergeladen.
- Es wird geprüft, ob die Pflichtfelder ausgefüllt sind.
- Die Daten werden in die Standardberichtsvorlage übertragen.
- Der Bericht wird im festgelegten Ordner gespeichert.
- Bei fehlenden Daten oder Zugriffsproblemen wird eine Benachrichtigung an die verantwortliche Person gesendet.
Die Zuverlässigkeit einer Automatisierung hängt nicht nur von erfolgreichen Vorgängen ab, sondern auch davon, wie mit fehlgeschlagenen Vorgängen umgegangen wird. Ein erneuter Versuch bei einem Verbindungsabbruch oder die Vermeidung einer doppelten Anlage desselben Datensatzes sollten beispielsweise Teil des Designs sein.
Was sind Attended und Unattended RPA?
Attended RPA bezeichnet Automatisierungen, die von Mitarbeitenden gestartet werden oder bei denen sie während der Ausführung interagieren. Ein Beispiel ist ein Kundenberater, der während eines Gesprächs Informationen aus verschiedenen Bildschirmen zusammenträgt.
Unattended RPA wird in einer geeigneten Laufzeitumgebung per Zeitplan oder Trigger ausgeführt, ohne dass während des Vorgangs eine Benutzerinteraktion erforderlich ist. Über Nacht erstellte Sammelberichte können für dieses Modell geeignet sein. Die Wahl hängt davon ab, in welchem Maß der Prozess menschliches Eingreifen erfordert. Die RPA-Einsatzszenarien von Microsoft
In welchen Bereichen können Unternehmen RPA einsetzen?
Die folgenden Beispiele sind Automatisierungsszenarien, die infrage kommen, sofern Prozessregeln und eingesetzte Systeme geeignet sind.
Finanzen und Buchhaltung
Die Übertragung von Rechnungsdaten, die Berichterstattung über Zahlungsstatus und der Abgleich von Datensätzen aus verschiedenen Quellen können Kandidaten für die Automatisierung sein.
Beispielsweise kann das System die Beträge von Rechnung und Bestelldatensatz miteinander vergleichen. Wie nicht übereinstimmende Datensätze geprüft werden und welche Vorgänge eine menschliche Freigabe erfordern, muss zusätzlich festgelegt werden.
Personalwesen
Infrage kommen Aufgaben wie die Überwachung des Vollständigkeitsstatus von Onboarding-Unterlagen, die Erstellung standardisierter Personalberichte und die Übertragung genehmigter Informationen in die jeweiligen Anwendungen.
In diesen Prozessen sollten die Zugriffsrechte des Automatisierungskontos auf die Aufgaben beschränkt bleiben, die es ausführen soll.
Vertrieb und Kundenservice
Mögliche Einsatzbereiche sind die Erfassung freigegebener Kundendaten im CRM-System, die Übertragung von Angebotsdaten in Standardvorlagen und die Erstellung regelmäßiger Vertriebsberichte.
Beispielsweise können Anfragen aus verschiedenen Kanälen nach definierten Prüfungen in das Kundenverwaltungssystem übertragen werden.
E-Commerce und Logistik
Aufgaben wie die Kontrolle von Bestellstatus, die Zusammenstellung von Versandinformationen und der Vergleich von Lagerberichten lassen sich durch Automatisierung unterstützen.
Erscheinen Bestellinformationen in zwei Systemen unterschiedlich, kann es je nach Art der Aufgabe sinnvoller sein, einen Prüfeintrag anzulegen, statt automatisch Änderungen vorzunehmen.
Welchen Nutzen bringen RPA und Prozessautomatisierung Unternehmen?
Der von einem Automatisierungsprojekt erwartete Nutzen sollte prozessspezifisch definiert und gemessen werden. Zu den wichtigsten Vorteilen, die Sie bewerten können, zählen:
- Arbeitszeit der Mitarbeitenden: Der Zeitaufwand für die manuelle Datenübertragung kann sinken.
- Konsistenz der Bearbeitung: Definierte Prüfungen lassen sich für jeden Datensatz gleich anwenden.
- Durchlaufzeit: Warte- und Bearbeitungszeiten von Stapelaufgaben können kürzer werden.
- Nachvollziehbarkeit: Mit geeigneten Protokollierungsmechanismen lassen sich die Ergebnisse von Vorgängen verfolgen.
- Operative Kapazität: Ein steigendes Arbeitsvolumen kann mit geeigneter Infrastruktur und Planung bewältigt werden.
Diese Vorteile stellen sich nicht von selbst ein. Da sich eine falsch definierte Regel auf viele Datensätze auswirken kann, sind Datenqualität, Tests und Ausnahmemanagement wichtig.
Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung?
Für das erste Projekt ist es ein guter Einstieg, einen Prozess mit hoher Wiederholungsrate, klaren Schritten und wenigen Ausnahmen auszuwählen.
Bei der Bewertung eines Prozesses können Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wiederholt sich die Aufgabe regelmäßig?
- Lassen sich Entscheidungen durch klare Regeln beschreiben?
- Liegen die erforderlichen Daten in digitaler Form vor?
- Sind die verwendeten Bildschirme und Bearbeitungsschritte ausreichend stabil?
- Lässt sich der manuelle Arbeitsaufwand messen?
- Ist klar, wie mit fehlenden oder fehlerhaften Datensätzen umgegangen wird?
Für Aufgaben, die jedes Mal eine andere fachliche Beurteilung erfordern, ist eine vollständige Automatisierung möglicherweise nicht geeignet. In einem solchen Fall können Datenerfassung und Vorprüfung automatisiert werden, während die Entscheidung bei den Mitarbeitenden bleibt.
Wie können Sie RPA in Ihrem Unternehmen einführen?
1. Bestehenden Prozess abbilden
Legen Sie fest, wo die Aufgabe beginnt, welche Systeme sie durchläuft und von wem sie abgeschlossen wird. Halten Sie Wartezeiten, Doppelarbeit und häufige Fehler fest.
Prüfen Sie, ob ein überflüssiger Schritt nicht zunächst entfallen kann, statt ihn zu automatisieren.
2. Erfolgskriterien festlegen
Verwenden Sie messbare Ziele statt „Effizienz durch Automatisierung erreichen“. Hierfür lassen sich der Zeitaufwand der Mitarbeitenden pro Vorgang, die Durchlaufzeit, die Nachbearbeitungsquote und die Zahl manueller Eingriffe beobachten.
3. Geeignete Methode wählen
Bewerten Sie RPA, direkte Integration und Workflow-Tools entsprechend den Anforderungen des Prozesses. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl nicht nur die anfänglichen Einrichtungskosten, sondern auch den Wartungs- und Betriebsaufwand.
4. Begrenzten Pilotbetrieb durchführen
Beginnen Sie mit einer bestimmten Gruppe von Vorgängen. Testen Sie neben normalen Datensätzen auch Fälle wie fehlende Daten, Zugriffsprobleme, Verbindungsunterbrechungen und doppelt eingehende Datensätze.
5. Verantwortlichkeiten und Zugriffe definieren
Es muss klar sein, wer eingreift, wenn die Automatisierung stoppt, wer die Regeln aktualisiert und wer die Ergebnisse kontrolliert. Auch Kontozugriffe und Vorgangsprotokolle sollten in dieser Phase geregelt werden.
6. Ergebnisse messen und Umfang erweitern
Vergleichen Sie die Ergebnisse des Piloten mit den Ausgangsmessungen. Gehen Sie erst nach der Bewertung von Wartungsaufwand und Feedback der Mitarbeitenden zu ähnlichen Prozessen über.
Wie werden Kosten und Rendite von RPA bewertet?
Die Kosten für RPA variieren je nach Anzahl der Anwendungen, Komplexität des Arbeitsablaufs, Lizenzmodell, Vorgangsvolumen und Wartungsanforderungen. Im Budget sollten Prozessanalyse, Entwicklung, Tests, Infrastruktur und Betriebskosten gemeinsam betrachtet werden.
Ein hypothetisches Beispiel: Erfordert ein Vorgang, der monatlich 1.000-mal durchgeführt wird, jedes Mal 6 Minuten Arbeitszeit, beträgt der monatliche Aufwand 100 Stunden. Werden nach der Automatisierung 20 Stunden für Kontrollen und Ausnahmen benötigt, werden ohne sonstige Wartungsarbeiten rund 80 Stunden Mitarbeiterkapazität frei.
Diese Kapazität sollte nicht direkt als Bareinsparung verbucht werden. Das finanzielle Ergebnis hängt davon ab, wie die gewonnene Zeit genutzt wird und wie hoch die Gesamtkosten der Automatisierung sind.
Häufig gestellte Fragen
Ist RPA dasselbe wie künstliche Intelligenz?
RPA führt in der Regel definierte Schritte und Regeln aus. Künstliche Intelligenz kann diese Abläufe mit Funktionen wie der Klassifizierung von Dokumenten oder der Interpretation von Texten unterstützen. Beide Technologien lassen sich kombinieren; eine RPA-Anwendung benötigt jedoch nicht zwingend künstliche Intelligenz. Die Erläuterung von IBM zu RPA und künstlicher Intelligenz
Ist RPA für kleine und mittlere Unternehmen geeignet?
Die Eignung hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als vom wiederkehrenden Arbeitsaufwand und den Gesamtkosten. Mit einem begrenzten Prozess zu beginnen, kann die Messung des erwarteten Nutzens erleichtern.
Wie lange dauert die Einrichtung von RPA?
Die Dauer hängt von der Zugänglichkeit der Anwendungen, den Prozessregeln, der Zahl der Ausnahmen und den Testanforderungen ab. Für einen realistischen Zeitplan muss zunächst der Umfang festgelegt werden.
Muss bestehende Software ersetzt werden?
RPA kann über die Oberflächen bestehender Anwendungen arbeiten. Dennoch sollten Zugriffsrechte, Anwendungskompatibilität und die Eignung der Laufzeitumgebung geprüft werden. Die Erläuterung von Microsoft zur RPA-Architektur
Mit CodeStup den ersten Schritt in der Prozessautomatisierung gehen
Um Automatisierungspotenziale in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, können Sie damit beginnen, die wiederkehrenden Aufgaben aufzulisten, die Ihre Teams am meisten Zeit kosten. Vorgangsvolumen, Fehlerhäufigkeit und eingesetzte Systeme helfen Ihnen dabei, den Prozess zu bestimmen, dem Sie Priorität einräumen.
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