Wenn Sie sich für eine individuelle Softwareentwicklung entschieden haben, hängt der Projekterfolg vor allem davon ab, wie der Prozess gesteuert wird. Das passende Zusammenarbeitsmodell, ein vollständig ausgearbeiteter Vertrag und eine regelmäßige Kommunikation während des gesamten Projekts verhindern Budgetüberschreitungen, Verzögerungen und Meinungsverschiedenheiten nach der Übergabe weitgehend.
In diesem Beitrag behandeln wir die Zusammenarbeitsmodelle bei Individualsoftware-Projekten, die Klauseln, die in den Vertrag gehören, sowie den Übergabeprozess. Wenn Sie wissen möchten, was Individualsoftware ist und wie sie sich von Standardsoftware unterscheidet, beginnen Sie am besten mit unserem Leitfaden Was ist Individualsoftware.
Zusammenarbeitsmodelle bei Individualsoftware-Projekten
In der Zusammenarbeit mit Softwareunternehmen kommt in der Regel eines von drei Modellen zum Einsatz:
Festpreis
Leistungsumfang, Zeitplan und Vergütung werden zu Projektbeginn festgelegt. Das Budget ist gut planbar; allerdings muss der Leistungsumfang detailliert beschrieben werden, und neue Anforderungen, die im Projektverlauf entstehen, werden über ein Zusatzangebot abgedeckt.
Time & Material
Die Vergütung erfolgt auf Basis des tatsächlich geleisteten Arbeitsaufwands. Da sich Prioritäten in jeder Phase neu festlegen lassen, bietet dieses Modell Flexibilität bei Produkten, deren Leistungsumfang noch nicht feststeht. Für die Budgetkontrolle sind regelmäßiges Reporting und Ausgabenobergrenzen wichtig.
Dedicated Team
Das Softwareunternehmen stellt dem Unternehmen für einen festgelegten Zeitraum ein festes Team zur Verfügung. Dieses Modell eignet sich für langfristige, kontinuierlich weiterentwickelte Systeme; die Verantwortung für Produktmanagement und Priorisierung liegt überwiegend beim Unternehmen.
| Kriterium | Festpreis | Time & Material | Dedicated Team |
|---|---|---|---|
| Flexibilität beim Leistungsumfang | Gering; Änderungen erfolgen über ein Zusatzangebot | Hoch; Prioritäten werden in jeder Phase aktualisiert | Hoch; das Team arbeitet nach den Prioritäten des Unternehmens |
| Planbarkeit des Budgets | Hoch | Mittel; abhängig vom tatsächlichen Aufwand | Feste monatliche Kosten |
| Überwiegendes Risiko | Beim Softwareunternehmen | Geteilt | Beim Unternehmen |
| Geeignetes Projekt | Klar definierter Umfang, kleine und mittlere Projekte | Produkte, deren Umfang sich erst mit der Zeit klärt | Langfristige, kontinuierlich weiterentwickelte Systeme |
In der Praxis lassen sich die Modelle kombinieren: Analyse und erste Version können zum Festpreis umgesetzt werden, die weitere Entwicklung anschließend nach dem Time-&-Material-Modell.
Was unbedingt im Vertrag stehen sollte
Ein Softwarevertrag sollte nicht nur Vergütung und Liefertermin, sondern auch die Pflichten beider Parteien klar festlegen:
- Leistungsbeschreibung und Abnahmekriterien: Welche Bildschirme und Funktionen entwickelt werden und unter welchen Bedingungen jeweils als abgeschlossen gelten.
- Zeitplan und Zahlung in Raten: Die Bindung der Zahlungen an abgeschlossene und abgenommene Phasen.
- Quellcode und geistiges Eigentum: Wem der Quellcode gehört und in welcher Form er übergeben wird.
- Lizenzen Dritter: Lizenzbedingungen und Kosten der eingesetzten Fertigkomponenten und Dienste.
- Gewährleistung und Wartung: Zeitraum der kostenlosen Fehlerbehebung nach dem Go-live, Wartungsumfang und Reaktionszeiten.
- Vertraulichkeit und personenbezogene Daten: Geheimhaltungspflichten und Verantwortlichkeiten bei der Datenverarbeitung im Rahmen des KVKK.
- Änderungsprozess (Change Requests): Wie Anforderungen außerhalb des vereinbarten Umfangs bewertet und vergütet werden.
- Lieferumfang zum Projektende: Dokumentation, Zugänge zu Servern und Diensten sowie die Übertragung von Domain und Konten.
Kommunikation und Reporting während des Projekts
Bei Individualsoftware-Projekten sind die meisten Probleme nicht technischer, sondern kommunikativer Natur. Für einen reibungslosen Ablauf gilt:
- Auf Unternehmensseite wird eine einzige entscheidungsbefugte verantwortliche Person (Product Owner) benannt.
- Die Entwicklung verläuft in der Regel in zweiwöchigen Phasen, und am Ende jeder Phase wird lauffähige Software vorgeführt.
- Aufgaben, Prioritäten und offene Fragen werden auf einem gemeinsamen Board nachverfolgt, auf das alle Zugriff haben.
- Mit kurzen wöchentlichen Statusberichten bleiben Zeitplan, Budget und Risiken transparent.
Abnahmetest und Übergabe
Bevor die Software in die Produktivumgebung übernommen wird, führen die eigenen Anwender des Unternehmens mit realen Szenarien einen Abnahmetest durch. Dafür wird eine von der Produktivumgebung getrennte Testumgebung bereitgestellt. Gefundene Fehler werden nach Schweregrad klassifiziert: Kritische Fehler werden vor dem Go-live behoben, kleinere Verbesserungen können für die nächste Version eingeplant werden.
Stellen Sie sicher, dass mit der Übergabe der Quellcode, die Installations- und Benutzerdokumentation sowie sämtliche Zugangsdaten an das Unternehmen übertragen werden.
Häufige Fehler, die das Projekt gefährden
- Mit der Entwicklung zu beginnen, ohne den Leistungsumfang schriftlich festzuhalten
- Unklare Entscheidungswege zwischen mehreren Personen
- Alle Funktionen bereits in der ersten Version zu verlangen
- Anwendertests erst am Projektende durchzuführen
- Ohne Wartungs- und Update-Plan live zu gehen
- Das Projekt abzuschließen, ohne Quellcode und Zugänge erhalten zu haben
Häufig gestellte Fragen
Wie werden zusätzliche Anforderungen bei einem Festpreisprojekt vergütet?
Anforderungen außerhalb des vereinbarten Umfangs werden als Änderungsanfrage bewertet; sie werden erst entwickelt, nachdem Auswirkungen, Dauer und Kosten schriftlich bestätigt wurden.
Was passiert, wenn sich der Leistungsumfang während des Projekts ändert?
Beim Festpreismodell erfolgen Änderungen über ein Zusatzangebot. Beim Time-&-Material-Modell werden die Prioritäten aktualisiert; die Auswirkungen auf Budget und Zeitplan werden im Reporting dargestellt.
Ist Wartung nach der Übergabe der Software verpflichtend?
Sie ist nicht verpflichtend, wird aber empfohlen. Updates für Betriebssysteme, Browser und Bibliotheken sowie Sicherheitspatches erfordern regelmäßige Wartung, damit die Software sicher und lauffähig bleibt.
Welches Zusammenarbeitsmodell ist wirtschaftlicher?
Bei kleinen Projekten mit klarem Umfang ist in der Regel der Festpreis effizienter, bei Produkten, deren Umfang sich erst mit der Zeit klärt, das Time-&-Material-Modell. Das passende Modell sollte sich nach dem Grad der Unsicherheit im Projekt richten.
Fazit
Der Erfolg eines Individualsoftware-Projekts hängt vom passenden Zusammenarbeitsmodell, einem vollständigen Vertrag und regelmäßiger Kommunikation ab. Welche Fragen Sie vor dem Projektstart klären sollten, erfahren Sie in unserer Checkliste mit 12 Fragen; für eine Budgetschätzung werfen Sie einen Blick auf unseren Kostenrechner.
Um Ihr Projekt gemeinsam zu planen, können Sie mit unserem Team für individuelle Softwareentwicklung ein kostenloses Erstgespräch führen.
